O akcjach pomocy środowisku medycznemu, ale również zmianach na rynku zatrudnienia i nowych wyzwaniach, przed którymi stają działy HR w wyniku pandemii COVID-19 mówi Wioletta Rogosz, Członek Zarządu INTER Polska.
Ostatnie miesiące to wzmożona aktywność firm w zakresie działań CSR, czyli społecznej odpowiedzialności biznesu. Jak INTER Polska włączył się w pomaganie innym i jednocześnie walkę ze skutkami pandemii?
Pandemia to szczególny czas dla naszych Klientów, przedstawicieli środowiska medycznego. Działamy więc na kilku płaszczyznach. Niesiemy bezpłatną pomoc prawną dla lekarzy i lekarzy dentystów, do których docieramy dzięki współpracy z Naczelną Izbą Lekarską. Ratownikom medycznym udostępniliśmy darmowe wideokonsultacje psychologiczne. Udzieliliśmy wsparcia finansowego Naczelnej Izbie Pielęgniarek i Położnych na zakup środków ochrony osobistej i materiałów sanitarnych. Aktualnie prowadzone działania to: przekazanie 19 000 masek medycznych dla Naczelnej Izby Pielęgniarek i Położnych i Federacji Związków Pracodawców Ochrony Zdrowia Porozumienia Zielonogórskiego oraz 7 000 masek FFP2 i 70 000 masek chirurgicznych dla studentów uniwersytetów medycznych Warszawy, Łodzi, Krakowa, Gdańska, Poznania, Wrocławia i Katowic. Podejmujemy te działania, aby wesprzeć naszych Klientów i wypełniać naszą potrzebę bycia pożytecznym społecznie. Potęga CSR polega na jego wpływie na przyszłość firmy i wyborze jej produktów przez Klientów. Z mojego doświadczenia wynika, że przestrzeganie standardów etycznych, dbanie o środowisko czy istotne interesy społeczne przynosi znaczące korzyści w perspektywie budowania kultury organizacyjnej i gromadzenia pracowników wokół wspólnych wartości. Nie jesteśmy zakładem produkcyjnym, więc nie przestawimy technologii produkcji na bardziej ekologiczną, ale również możemy wykazać dbałość o środowisko np. poprzez zmniejszenie liczby wydruków, sortowanie odpadów, a także poprzez wybór na siedzibę naszej firmy budynku, w którym zastosowano ekologiczne rozwiązania, potwierdzone certyfikatem BREEAM Excellence. Udział pracowników INTER w akcjach charytatywnych wzmacnia utożsamianie się z naszymi wartościami – odpowiedzialnością i otwartością na innych, pełni funkcję integrującą, a sami pracownicy, robiąc coś dobrego dla innych, też czują się dobrze.
Coraz częściej pojawiają się informacje, że pandemia definitywnie kończy czas rynku pracownika, czy podziela Pani tę opinię?
Już w 2019 roku słabnący wzrost gospodarczy, wzrost kosztów prowadzenia działalności, coraz wyższe koszty zatrudnienia i ich nieprzewidywalność zmniejszyły skłonność przedsiębiorców do zatrudniania nowych pracowników. Przyrost zatrudnienia był w tym roku najwolniejszy od 2015 roku. Pandemia COVID-19 to dodatkowy wstrząs dla gospodarki światowej, którego skutki ekonomiczne i społeczne mogą okazać się bardzo dotkliwe i dla polskiej gospodarki – według ekspertów czeka nas większa inflacja, słabsza dynamika PKB, coraz większa dziura w deficycie państwa. Pomoc finansowa w ramach programu antykryzysowego spowodowała czasowe utrzymanie miejsc pracy, lecz zatrudnienie spadło, zwłaszcza w sektorach: turystyka, usługi dla ludności, sektor kultury, rozrywka, transport. Od kwietnia do czerwca ponad 80 tys. osób straciło pracę z powodu pandemii COVID-19, a stopa bezrobocia rejestrowanego na koniec II kwartału wzrosła do 6,1%. Z drugiej strony, jak wynika z badań pracuj.pl na temat postrzegania przez pracowników i kandydatów rynku pracy, respondenci rzadziej niż w kwietniu tego roku boją się utraty pracy. Na początku pandemii podobne obawy wyrażało 44% badanych, a we wrześniu – mniej niż co trzeci (32%). Jeszcze większą różnicę widać w przypadku obaw przed obniżką wynagrodzenia lub zmianą zasad zatrudnienia. Podczas zamrożenia gospodarki takie obawy wyrażało sześciu na dziesięciu zatrudnionych, obecnie jest to 45%. Ponadto 45% respondentów deklaruje, że aktywnie przegląda nowe oferty pracy, a 58% jest otwartych na propozycje nowej pracy. Mniejszym obawom oraz dużej gotowości do zmiany pracy towarzyszą pozytywne dane dotyczące ofert zatrudnienia. Branże, w których widać większe zapotrzebowanie na pracowników, to m.in. sektor IT i szeroko rozumianych nowych technologii oraz doradztwa w usprawnianiu procesów. Nie można zatem jednoznacznie twierdzić, że nadszedł czas sprzyjający wyłącznie pracodawcom.
Szefowie HR muszą teraz stać się liderami pomagającymi pracownikom mierzyć się z nowymi wyzwaniami. Co było dla Pani najtrudniejszym zadaniem w ostatnich miesiącach?
Na początku roku opracowaliśmy plan zabezpieczenia INTER przed skutkami zbliżającej się pandemii. Skoncentrowaliśmy się na ochronie pracowników, klientów i kontrahentów Spółki oraz zachowaniu ciągłości jej działania. Kiedy 4 marca br. na porannej konferencji prasowej minister zdrowia potwierdził pierwszy przypadek choroby COVID-19 w Polsce, byliśmy przygotowani. Jedną z największych trudności było przejście z pracy stacjonarnej na tryb home office w tak szerokim zakresie. Kluczowe stało się zapewnienie płynności wszystkich działań, co wiązało się z reorganizacją wcześniejszych procesów i sposobu funkcjonowania zespołów. Dzięki zaangażowaniu naszych menedżerów, którzy aktywnie wspierali swoje zespoły w organizowaniu miejsc pracy w domu, na pracę zdalną przekierowano 90% pracowników jeszcze przed ogłoszeniem stanu epidemii w Polsce. Zapewnienie dostępu do danych, komunikacja w zespole rozproszonym oraz raportowanie efektów pracy to wyzwania, z którymi mierzyła się znaczna grupa pracodawców w pierwszej fazie epidemii w Polsce. Coraz częściej wybrzmiewa jednak teraz problem integracji. Długotrwałe przebywanie w domu, zindywidualizowanie pracy prowadzi do rozluźnienia kontaktów między członkami zespołów, co nie sprzyja utrzymaniu ducha współpracy ani w poszczególnych zespołach, ani w całej organizacji. Pracownicy tęsknią za realnymi kontaktami ze współpracownikami. Niestety, obecna sytuacja epidemiczna uniemożliwia prowadzenie działań integracyjnych w realu. Pozostają więc regularne wideokonferencje oraz udostępnianie pracownikom miejsc na nieformalne dyskusje. COVID-19 jest wyzwaniem nie tylko na tu i teraz. Ostatnie miesiące trwale wpłynęły na oczekiwania pracowników odnośnie pracy, sposobu jej wykonywania i jej roli w życiu. Epidemia trwa i wiele wskazuje na to, że szybko się nie skończy, ale już dziś zadajemy sobie pytanie, jaki będzie optymalny model pracy dla spółek INTER, kiedy biura zostaną otwarte. Ogólnopolskie badania pokazują, że ponad 80% ankietowanych oczekuje zachowania możliwości swobody wyboru miejsca i czasu pracy.
Bazująca na wzajemnym zaufaniu, kultura organizacyjna INTER sprzyja modelowi pracy hybrydowej. Efektywność pracy wymaga jednak technologii do utrzymania łączności i produktywności zespołów niezależnie od lokalizacji i wsparcia współpracy. Aby stymulować zmiany odpowiadające potrzebom naszych pracowników, musimy zainwestować w technologie i budować umiejętności cyfrowe. Zatem poważne wyzwanie ciągle jeszcze przed nami.
Rekrutacja spada, ale wciąż jest prowadzona. Większość firm pracuje w systemie zdalnym i mieszanym. Jak przeprowadzić onboarding nowych pracowników w systemie online? Wielu pracodawców, zwłaszcza firm sektora IT, zgłasza ten problem, uznając jego rozwiązanie za niemal niemożliwe. Możliwe?
Pandemia wystawiła na próbę wiele obszarów działalności naszej firmy, również procesy HR. Szybko okazało się, że przy wsparciu odpowiedniej technologii skuteczne zatrudnianie nowych pracowników jest możliwe zdalnie, a zespół HR Biznes Partnerów w INTER ma odpowiednie umiejętności cyfrowe. Do końca października onboarding odbywał się w formie stacjonarnej z zachowaniem wszystkich wymogów epidemicznych. Spotkania wdrożeniowe mają charakter indywidualny lub odbywają się w 2-3-osobowych grupach. Przed przejściem na pracę zdalną nowo zatrudniony pracownik świadczył pracę stacjonarnie pod nadzorem wskazanego przez menedżera opiekuna. Nowa sytuacja wymaga od nas wszystkich elastyczności, otwartego umysłu i nowoczesnego podejścia. Od listopada w siedzibie INTER większość działań będzie odbywać się online. Konieczne może być przeprojektowanie tego procesu i włączenie nowych narzędzi. Już dziś w wielu zespołach pogaduchy przy kawie w kuchni zamienione zostały na wideorozmowy. Poznać zespół też można podczas video call. Nic nie stoi na przeszkodzie, by pozostać w stałym kontakcie z przełożonym i współpracownikami na Messengerze. Indywidualne rozmowy nowego członka załogi z pracownikami na Skype ułatwiają nawiązanie więzi z zespołem i pomagają zrozumieć cele organizacji. Wszystkie te narzędzia stosujemy w życiu prywatnym i ich obsługa nie stanowi większego wyzwania. Czy onboarding online jest możliwy? – to zależy od narzędzi kontrolnych zaprojektowanych w tym procesie. Takim narzędziem może być np. ankieta po wdrożeniu, uwzględniająca stopień realizacji celów związanych z onboardingiem zarówno z punktu widzenia menedżera, jak i pracownika. Jeśli coś nie działa, należy to skorygować. Tutaj pandemia nie zwalnia z poszukiwania rozwiązań i działania.
Praca online stała się tratwą ratunkową dla części gospodarki. Jak skutecznie realizują Państwo programy HR: szkolenia, sprawdzanie zdolności do pracy zdalnej, budowanie motywacji i efektywności pracowników, przeciwdziałanie wypaleniu?
Wiele się dzieje i wszyscy musimy poznawać nowe rozwiązania, technologie i procesy. Jednym z elementów nowej rzeczywistości stała się edukacja online. Korzystając z niej, pracownicy biorą udział w szkoleniach technologicznych, językowych i specjalistycznych. Jednak rozwój pracowników to nie tylko szkolenia. Zachęcamy menedżerów i pracowników do korzystania z różnorodnych form – delegowanie ambitnych zadań czy udział w rozwojowych projektach. Takie rozwiązania szczególnie sprawdzają się w czasach kryzysu, ponieważ nie wymagają dużych nakładów finansowych. W ostatnich miesiącach jeszcze bardziej niż dotychczas kładziemy nacisk na rolę lidera w skutecznym budowaniu efektywnych zespołów, dlatego zaplanowaliśmy pakiet szkoleń online dla menedżerów z zakresu zarządzania zespołem rozproszonym. Obecna sytuacja jest bardzo dynamiczna i wymaga dużej elastyczności również w zakresie budowania motywacji i dostępnych benefitów. Pracodawcy, pomimo szukania oszczędności, powinni dążyć do utrzymania programów wspierających dobrostan pracowników, inicjowania promocji zdrowia, aktywności fizycznej oraz profilaktycznych programów zdrowotnych. Od kilku lat w badaniach opinii naszych pracowników sprawdzamy, czy odpowiadamy na ich oczekiwania. Planując działania motywacyjne, w tym roku zaproponowaliśmy pracownikom m.in. udział w akcji „2 godziny dla Rodziny”. Zachęcamy ich do dbania o work-life balance i do regularnego wypoczynku w trakcie urlopu. Urlop dofinansowany przez pracodawcę to wciąż bardzo pożądany benefit. Wyzwaniem w czasie epidemii pozostaje integracja. Z informacji od pracowników wiem, że w tym roku odczuli brak naszego cyklicznego pożegnania lata w formule „Late Summer Party”, które nie odbyło się z powodu zagrożenia epidemicznego.
Jakie rozwiązania przyjął INTER Polska, by zapewnić bezpieczeństwo pracowników i poradzić sobie z ich lękiem przed powrotem do pracy?
Obecnie za sprawą koronawirusa wszyscy znaleźliśmy się w niełatwej i niecodziennej sytuacji. Staramy się działać racjonalnie. W spółkach INTER na okres obowiązywania w Polsce stanu epidemii powołany został Sztab Kryzysowy, którego celem jest bieżące analizowanie sytuacji epidemicznej i wypracowywanie rozwiązań umożliwiających prowadzenie działalności operacyjnej przez INTER przy zapewnieniu bezpieczeństwa naszych Pracowników, Partnerów Biznesowych i Klientów. W pierwszej kolejności ograniczyliśmy liczbę osób przebywających w siedzibie Centrali i naszych Oddziałach. Umiejscowienie stanowisk pracy zapewnia zachowanie dystansu społecznego. W częściach wspólnych budynku i Centrali obowiązuje zakrywanie nosa i ust. Pracownicy mają dostęp do płynów do dezynfekcji. Jeśli wykonywana praca wiąże się z bezpośrednim kontaktem z klientami wyposażamy pracowników w środki ochrony osobistej, tj. maseczki i rękawiczki. Okresowo ograniczyliśmy też spotkania z partnerami zewnętrznymi oraz podróże służbowe. Seminaria, szkolenia, konferencje zastąpiliśmy tele- lub wideokonferencjami. Ułatwiamy pracownikom korzystanie z transportu indywidualnego, pokrywając koszty opłat parkingowych. Nasz serwis sprzątający zapewnia codzienną dezynfekcję odpowiednimi środkami. Przywiązujemy również ogromną wagę do cyklicznego i zrozumiałego informowania pracowników o wprowadzonych środkach ograniczających prawdopodobieństwo zarażenia SARS-CoV-2. Opracowaliśmy szczegółowe procedury postępowania w przypadku wystąpienia u któregokolwiek z naszych pracowników objawów COVID-19 lub kontaktu naszego pracownika z osobą zakażoną. Ponadto nasi pracownicy od lat mają dostęp do ubezpieczenia zdrowotnego INTER VISION z pakietem wizyt do lekarzy wszelkich specjalności bez limitów i skierowań zarówno w formie wizyty stacjonarnej, jak i teleporady. Co roku organizujemy też szczepienia przeciw grypie. Mimo trudności w połowie października dzięki zespołowi biura ubezpieczeń zdrowotnych przeprowadziliśmy tę akcję dla wszystkich zainteresowanych pracowników INTER. Biuro personalne dla naszych menedżerów przygotowuje szkolenie z zakresu metod kierowania zespołem online. Szukamy rozwiązań w kwestii otrzymania indywidualnej pomocy psychologicznej. Wkrótce odbędą się warsztaty na temat metod radzenia sobie ze stresem związanym z lękiem przed zarażeniem się SARS-CoV-2 oraz dbania o zdrowie i budowania odporności organizmu. Sposób myślenia wpływa na emocje. Jeżeli mamy dużo obaw, wyobrażamy sobie, że stanie się coś złego, że zachorujemy albo ktoś z naszej rodziny się zarazi, to nasze lęki narastają. Z drugiej strony, to bardzo dobrze, że odczuwamy strach, ponieważ on sprawia, że podejmujemy działania. Jak poradzić sobie z lękiem? Obserwujmy się, mówmy o emocjach i starajmy się myśleć i działać racjonalnie.
Jaki będzie HR po pandemii? Co się zmieni?
Zadaniem HR będzie jak zawsze zwinne i szybkie reagowanie na potrzeby biznesu i pracowników. Koronawirus sprawił, że pewne trendy biznesowe rozpędziły się. Hybrydowy model pracy, rozwój kompetencji zarządzania zespołem rozproszonym, nowe technologie i cyberbezpieczeństwo, idea sharing economy, odbudowanie słabnących relacji w zespołach pracowniczych to wyzwania nadchodzących miesięcy, o których w INTER myślimy już dziś.